Un asistente sobre los documentos de tu empresa

La demo la monta cualquiera en una tarde: coges veinte PDF, los trozeas, los metes en una base vectorial y ya tienes un asistente que responde sobre ellos. Impresiona en la reunión. Y después llega la realidad de una empresa, que no son veinte PDF sino nueve mil ficheros repartidos entre una unidad de red, tres carpetas de Drive, un gestor documental que nadie mantiene y el correo de dos personas.

Ahí es donde se decide si el proyecto sale o se queda en demo eterna. Estas son las piezas que lo deciden, por orden de lo que más problemas da.

Quién puede ver qué

Es la primera pregunta y la que más gente se salta. Si en tu empresa hay documentos que solo debe ver dirección, o nóminas que solo ve recursos humanos, el asistente tiene que respetar eso. Y no se resuelve pidiéndole en el prompt que no lo cuente: se resuelve filtrando antes de buscar, de forma que los documentos que esa persona no puede ver ni siquiera entren en la respuesta.

Un sistema que responde bien pero enseña a quien no debe no es un sistema que funcione a medias. Es uno que no se puede usar.

Qué versión es la buena

El protocolo de 2021, el mismo protocolo revisado en 2023, y una copia con anotaciones que alguien dejó en su carpeta. Los tres dicen cosas distintas y los tres están ahí. Si el asistente los trata por igual, responderá con seguridad absoluta usando el que no toca, y eso es peor que no tener asistente, porque la gente se lo va a creer.

No hay atajo técnico. Alguien de la casa tiene que decidir qué está vigente y qué no. Lo que sí se puede es facilitarlo: detectar duplicados y versiones parecidas, y sacar una lista de conflictos para que esa persona decida una vez en lugar de mil.

Cómo se trocean los documentos

Un contrato no se trocea como un manual, y una tabla de precios no se trocea en absoluto: se convierte. Cortar cada 500 palabras es lo que hace todo el mundo al principio y es la causa de la mitad de las respuestas malas, porque parte una condición por la mitad y el trozo que llega a la respuesta dice justo lo contrario de lo que dice el documento entero.

Buscar dos veces, y de dos formas

La búsqueda por significado encuentra lo que se parece, pero falla justo donde más duele en una empresa: los códigos de referencia, los números de artículo, los nombres propios. La búsqueda por palabra exacta hace lo contrario. Se necesitan las dos, y luego un reordenado que decida cuáles de los candidatos entran de verdad en la respuesta.

Citar la fuente, siempre

Cada respuesta tiene que decir de qué documento sale y de qué parte. No es un adorno: es lo que convierte al asistente en algo verificable. Quien lo usa puede comprobar en dos segundos si le está contando la verdad, y ese hábito es lo que hace que la gente lo adopte en vez de desconfiar.

Y saber si acierta

Con cincuenta preguntas reales, sacadas de lo que la gente pregunta de verdad, con la respuesta correcta anotada y la fuente correcta anotada. Se ejecutan enteras cada vez que se toca algo. Sin eso no sabes si tu último cambio mejoró el sistema o lo empeoró, porque un sistema con IA no se rompe con un error: sigue respondiendo, solo que peor. Lo cuento con detalle en la nota sobre baterías de casos.

Si los documentos no pueden salir de la empresa

Es más frecuente de lo que parece: datos de salud, expedientes legales, información de clientes bajo contrato. En ese caso el modelo se aloja en un servidor de la empresa o en una GPU dedicada, y ningún documento viaja a una API de terceros. Cuesta más de operar y hay que decidirlo a conciencia, no por moda; escribí lo que cambia de verdad al autoalojar un modelo a partir de dos años haciéndolo con datos clínicos.

Cuánto lleva

Sobre un corpus acotado, dos o tres semanas incluida la evaluación, y con piezas funcionando desde la primera. Ese plazo se cumple casi siempre, y cuando se va de las manos es por lo mismo: nadie sabía quién daba los permisos de acceso, o no había nadie decidiendo qué versión de cada documento es la vigente.

Si esto te suena a tu empresa, cuéntamelo por el formulario y te digo qué haría, cuánto llevaría y si de verdad necesitas IA para resolverlo. Y si prefieres ver antes cómo trabajo, en RAG a producción está el detalle técnico de cada pieza.